Organizowanie imprez firmowych, eventów, nakierowane jest na realizację pewnych założeń. 

Wszystko musi się udać, tak aby każdy był zadowolony po evencie, imprezie. Osiąganie zamierzonych celów jest możliwe poprzez profesjonalną organizację. Niestety zdarza się tak, że pracodawcy wpadają na pomysł, aby nie płacić zewnętrznym firmom za przygotowanie imprez firmowych. Są w stu procentach pewni, że organizacja eventu, imprezy nie jest niczym wielkim i można to zrobić samodzielnie. Takie myślenie nie jest jednak w pełni racjonalne.

Przygotować imprezę firmową samodzielnie można w pewnych sytuacjach. Organizacja obiadu dla pracowników, a następnie biesiady w restauracji nie jest wielką filozofią. Znalezienie odpowiedniej sali, restauracji, omówienie kwestii menu, podpisanie umowy wynajmu i czekanie na dzień zero. Prosto i bez problemów. Kłopoty mogą zacząć się w sytuacji, kiedy trzeba przygotować event, imprezę firmową z licznymi atrakcjami. Dokładne planowanie, staranne pilnowanie wszystkich, nawet najmniejszych elementów, rozłożenie wszystkiego w czasie. To już trudne zadanie, wymagające posiadania pewnych umiejętności. Warto przekonać się, dlaczego samodzielnie przygotowanie imprez firmowych nie jest najlepszym pomysłem. Dlaczego należy korzystać z możliwości, jakie proponują specjalistyczne firmy od organizacji eventów, imprez firmowych.

Ograniczanie kosztów do minimum

Nie stać nas na niską jakość. Dziwić zatem może podejście niektórych przedsiębiorców, którzy starają się organizować imprezy firmowe, eventy jak najniższym kosztem. Mały budżet nie pozwoli na wiele i zamiast uzyskać określone korzyści, pojawią się raczej starty, szczególnie wizerunkowe. Chytry traci dwa razy, co będzie doskonale widoczne w trakcie imprezy firmowej, na której oszczędzało się w sposób maksymalny.

Brak umiejętnego rozdysponowania budżetu

Budżet imprezy istnieje tylko na papierze. Owszem, zapisany prezentuje się ciekawie i nic tylko czekać na efekty. Rzeczywistość jest jednak zupełnie inna i można być źródłem pewnym problemów. Profesjonalista doskonale wie, na co może sobie pozwolić w ramach określonego budżetu. Jego wiedza sprawia, że zaproponuje rozwiązania, atrakcje, które spełnią oczekiwania zamawiającego, a równocześnie pozwolą zrealizować cele i założenia danej imprezy. Osoba bez tej wiedzy, po prostu „przehula” budżet, dobierając losowo atrakcje, przygotowując elementy imprezy bez ładu i składu. Całość będzie wyglądała chaotycznie, prędzej czy później pojawi się chaos, nad którym trudno będzie zapanować. Dodatkowo trzeba pamiętać, że angażowanie podwykonawców, rezerwacja miejsca na imprezę, event, zlecenie najróżniejszych usług związanych z imprezą, może być kosztowniejsze, niż zlecenie działań firmie zewnętrznej. Specjaliści w przygotowaniu eventów, imprez firmowych działają w branży od wielu lat. Posiadają szeroką siatkę kontaktów, mogą liczyć na upusty, promocje w ramach współpracy z różnymi podwykonawcami.

Brak doświadczenia, zerowa wiedza na temat organizacji imprez

Jakie mogą być efekty pracy osoby, która nie posiada wiedzy, umiejętności związanych z organizacją imprez, eventów? Wielu może się wydawać, że przygotowanie spotkania dla pracowników to nic skomplikowanego. Szczególnie kiedy o czymś takim myśli osoba, która na co dzień zarządza grupą pracowników. To jednak błędne myślenie. Zarządzanie imprezą firmową, jej organizacja to zupełnie coś innego, niż np. zarządzanie ludźmi w miejscu pracy. Nie wystarczy pstryknąć palcami, rozpisać plan imprezy i potrzeby na kartce, a wszystko szybko się zrealizuje. Tak to nie działa. Każdy, kto postanowi, że będzie samodzielnie organizował imprezę dla pracowników, niech zda sobie sprawę, że wymaga to zaangażowania sporej ilości czasu, a i na pewno pojawi się stres.

Bojowe zadanie dla pracowników – przygotujcie dla siebie imprezę firmową

Kolejny błąd przy temacie przygotowania imprezy, eventu, to zlecenie wszystkiego swoim pracownikom. Każdy z nich ma swoje obowiązki zawodowe do wykonania. Jeżeli dołoży mu się dodatkowej pracy, to ucierpi na tym efektywność. Raczej nie ma też co oczekiwać, że pracownik będzie zajmował się organizacją imprezy poza godzinami pracy. Pojawiające się przeszkody na etapie tworzenia spotkania firmowego staną się powodem stresu, a także narastającej frustracji wśród pracowników. Co z efektami takich prac? Negatywny klimat na pewno odbije się na jakości imprezy firmowej.

Źle zorganizowany event, a wizerunek firmy

Samodzielnie przygotowany event, który będzie porażką, z pewnością zostanie negatywnie odebrany przez zaproszonych gości. Najczęściej zaprasza się tutaj kontrahentów biznesowych lub osoby, z którymi pragnie nawiązać się współpracę. Chyba żaden właściciel firmy nie ma zamiaru utracić potencjalnych zysków, poprzez kiepsko zrealizowaną imprezę?

Brak prawidłowej logistyki działań

Zorganizowanie dużej imprezy firmowej, eventu wymaga zespolenia licznych elementów. Potrzebna jest więc tutaj umiejętność logistycznego działania. Trzeba starannie, precyzyjnie dopasować każdy punkt programu, co może sprawić trudności osobom, które nie mają żadnego doświadczenia. Kto oczekuje, że wystarczy tylko skontaktować się z podwykonawcami i podpisać umowy jest w błędzie. Realizacja profesjonalnego eventu, imprezy firmowej wymaga ogromnego nakładu czasu i dużej dokładności w działaniach. Wszystko musi się idealnie zazębiać.