Każdy plan imprezy firmowej zaczyna się od jej budżetu. Odpowiednie środki finansowe, obok doskonałego pomysłu, gwarantują powodzenie spotkania pracowników. Oczywiście nie oznacza to, że np. mały budżet od razu skazuje imprezę na porażkę. Podstawą będzie umiejętne planowanie, w oparciu o posiadane środki. Jednak jak to bywa z budżetami imprez firmowych, wiele zmiennych wpływa na to, czy zostanie on rozsądnie rozdysponowany.

Co więc decyduje o tym, ile można przeznaczyć na spotkanie pracowników w ramach integracji, piknik firmowy, czy event, promujący nowy produkt, usługę? Jak należy działać, aby w sposób umiejętny zgrać wszystkie elementy imprezy firmowej, na podstawie posiadanych środków pieniężnych? Co zrobić, aby mieć pewność, że budżet na imprezę firmową zostanie odpowiednio spożytkowany, a całość zakończy się sukcesem?

Ile firma może przeznaczyć na imprezę

Od finansowych możliwości firmy wszystko się zaczyna. Tak naprawdę decydujące o budżecie jest to, jakie środki pieniężne zostały zarezerwowane na imprezę pracowników. Owszem, w wielu przypadkach budżet może być modyfikowany, jednak trzeba zdać sobie sprawę, że osoby odpowiedzialne za organizację konkretnego spotkania firmowego, eventu, muszą poruszać się w określonych widełkach finansowych. Znaczne wyjście poza ów widełki, na pewno nie będzie wchodziło w rachubę. Zatem będzie to determinowało kolejne aspekty działania, związane z planowaniem, realizowanie imprezy firmowej. Wybieraniem odpowiednich atrakcji, szukaniem najlepszych lokalizacji, zapraszaniem określonej osób.

Warto jednak w tym miejscu nadmienić, że każdy, kto zabiera się za organizację imprezy firmowej, powinien pamiętać o tzw. rezerwie budżetowej. Nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem, dlatego posiadanie dodatkowych środków i przygotowanie planu B jest jak najbardziej wskazane.

Czy niski budżet na imprezę firmową ma sens?

Zdania w tym temacie są podzielone. Owszem, przy niskim budżecie można przygotować udaną imprezę firmową, ale sprawdzi się to raczej w małych firmach, gdzie zespół pracowników nie jest zbyt duży. Natomiast świadome oszczędzanie na budżecie firmowej imprezy, kiedy nie ma takiej potrzeby, może mieć fatalne skutki. Kiepska jakość wszystkich elementów imprezy przyniesie negatywne skutki. Pracownicy raczej nie będą zadowoleni z takiego obrotu sprawy i trudno tutaj oczekiwać korzyści.

Jak to ma być impreza?

Jeżeli chce się mieć choćby wstępne planowanie budżetu, konieczne jest określenie, z jakiego rodzaju imprezą firmową będziemy mieli do czynienia. Czy robimy coś w plenerze, piknik firmowy, a może jednak zamkniętą imprezę jedynie dla pracowników? Czy w grę wchodzi kilkudniowy wyjazd do ekskluzywnego hotelu, event firmowy, na który zostaną zaproszeni goście z zewnątrz? Ów opcje decydują o tym, ile trzeba będzie przygotować pieniędzy, na organizację doskonałej imprezy firmowej.

Miejsce imprezy firmowe

Gdzie może odbyć się impreza firmowa? Możliwości jest multum, jednak wybór konkretnej lokalizacji wpływa znacząco na budżet. Zatem impreza na terenie firmy nie będzie kosztowna, gdyż odejdą wydatki związane z wynajem lokalu. Impreza plenerowa dla dużej ilości osób, generować może dość duże wydatki. Wyjazd pracowników w malownicze miejsce, gdzie dostępne będą liczne atrakcje, będzie również wpływać znacznie na koszty realizacji.

Termin imprezy firmowej

To kiedy będzie zorganizowana impreza firmowa, wpływa na konkretne wydatki. Jak w każdej branży, również w przypadku organizacji eventów, pikników, integracji pracowników, spotyka się wysoki i niski sezon. Są miesiące, kiedy to wszelkiego rodzaju imprez firmowych jest cała masa, przez co trudniej o ciekawe miejsca, o najlepszych organizatorów, odpowiedniej klasy atrakcje. Ceny oczywiście idą w górę. Dlatego, decydując się na imprezę firmową w niskim sezonie, można liczyć się z mniejszymi wydatkami za niektóre usługi, co pozwoli na oszczędności w budżecie.

Dla ilu osób impreza firmowa?

Przygotowanie imprezy firmowej dla 20 pracowników, czy może piknik w plenerze, gdzie oprócz 100 osób zatrudnionych w firmie, zaproszone zostaną również ich rodziny? Wszystko to ma ogromne znaczenie dla ostatecznych kosztów. Więcej osób na imprezie, to potrzeba zorganizowania większej ilości atrakcji, zamówienia odpowiedniego cateringu, przygotowanie rozbudowanej infrastruktury. Odwrotnie, przy małej ilości uczestników imprezy firmowej, koszty wszystkich elementów, składających się na udane spotkanie, nie będą wygórowane.

Atrakcje podczas imprez firmowych

Żadna impreza firmowa nie może się odbyć bez odpowiednich atrakcji. Jakie one będą, wszystko zależy od wielkości budżetu. Wybór konkretnych atrakcji wpływa na ostateczny koszt. Dlatego dobrze jest bardzo starannie dobierać wszelkie aspekty rozrywkowe na tego typu spotkania. Nie może się okazać, że wybór np. gwiazdy muzycznej skonsumuje większość środków finansowych, które były przeznaczone na wyjątkową imprezę firmową.

Ile kosztują usługi organizacji imprez firmowych?

Oczywiście trudno oczekiwać, że ktokolwiek z pracowników weźmie na swoje barki organizację imprezy firmowej. Żeby wszystko było, jak należy, konieczna jest współpraca z firmami, które na co dzień świadczą takie usługi. Jak to bywa na wolnym rynku, dostępnych jest wiele firm, oferujących rozmaite rozwiązania dotyczące organizacji imprez firmowych. Różnice występują choćby w cenach i to nie związanych z tym, co będzie na imprezie. Mowa raczej o samej wycenie doświadczenia, dzięki czemu można mieć pewne oczekiwania. Dlatego to również bardzo istotny element każdego budżetu. Wybór profesjonalistów, którzy zajmą się wszystkimi aspektami, ma swoją cenę.

Budżet imprezy firmowej musi być dopięty w każdym aspekcie

Organizacja imprez firmowych wymaga, aby umiejętnie dopiąć budżet. Jak wiadomo, firmy nie mogą sobie zbytnio pozwolić, aby początkowy budżet znacząco się rozrósł. Dlatego od pierwszych chwil, konieczne będzie dokładne rozpisywanie wszystkich aspektów, które będą kształtowały finalne koszty imprezy firmowej. Dobrym rozwiązaniem jest umiejętnie posegregować konkretne wydatki, mianowicie na te, które są niezbędne do organizacji imprezy, które mogą się przydać oraz wydatki dodatkowe, mogące zostać zrealizowane, ale nie muszą.

Co w sytuacji kiedy budżet imprezy się nie spina?

Może dojść do sytuacji, że budżet na imprezę firmową w żaden sposób się nie spina. To, co firma przeznaczyła na wspólne spotkanie pracowników, nie wystarczy do realizacji całego programu. Dlatego też należy nauczyć się oszczędzać, robić umiejętne cięcia. Bo nie jest sztuką wykasować kilka pierwszych lepszych elementów programu. Wszystko musi być tak zrobione, aby nadal program spinał się w jedną, płynną całość. Dobrym pomysłem jest współpraca, od samego początku, z jedną, wyspecjalizowaną firmą od organizacji imprez firmowych. Taka firma ma odpowiednie doświadczenie, doskonale zna rynek, nie ma problemów z doborem najlepszych atrakcji, przygotowaniem indywidualnego planu imprezy. Dzięki temu można zaoszczędzić sporo grosza, ale i przede wszystkim czasu.