Organizacja imprezy to zadanie dla profesjonalistów. Przygotowanie nawet małej, skromnej imprezy firmowej, będzie wymagało doświadczenia i umiejętności. Dlatego należy korzystać z pomocy specjalistów. Jak takich jednak znaleźć? Skąd mieć pewność, że określony organizator imprez firmowych sprawdzi się, realizują niezwykle udane spotkanie rozrywkowe dla pracowników?
Kiedy pojawi się myśl, aby „zafundować” pracownikom imprezę firmową, koniecznie należy w sposób niezwykle staranny zapoznać się z tym, co proponują rozmaite agencje eventowe, firmy organizujące imprezy integracyjne, firmowe. Wymaga to wnikliwego badania licznych elementów związanych z usługami, które świadczą. Niezależnie od planowanego budżetu, źle dobrany wykonawca usług, sprawi, że impreza zakończy się porażką.
Co trzeba sprawdzić na początku?
Trzeba sprawdzić, czy firma działa już na rynku odpowiednio długi czas. Długi staż wskazuje, że firma nie narzeka na brak zamówień, a stałe realizacje różnego rodzaju imprez, to gwarancja, że cieszy się uznaniem na rynku.
Z doświadczeniem ściśle powiązane są referencje, które posiadają firmy. To one gwarantują nam, że firma cieszy się zaufaniem firm z różnych branż, decydujących się na różnego rodzaju imprezy. Opinie na temat firmy od jej klientów.
Ile to kosztuje?
Każdy, kto zlecić przygotowanie imprezy firmowej obraca się w jakiś ramach budżetowych. To jednak nie oznacza, że trzeba szukać jak najtańszych ofert, czy też iść w drugą skrajność i stawiać na najdroższe usługi. Najniższe ceny oznaczają, że trzeba być ostrożnym. Może się okazać, że wraz z oszczędnościami, otrzyma się imprezę, event w bardzo ograniczonej wersji. Tym samym, to co miało być rozrywką, nagrodą dla pracowników, przerodzi się w jedną wielką porażkę.
Cena za imprezę nie może być z sufitu. Jeżeli przedstawiciele firmy organizującej bez poznania szczegółów są w stanie określić koszt imprezy, to nie jest dobra informacja. Jakiekolwiek wstępne wyliczenia, ile to będzie kosztowało, mogą zostać wykonane dopiero w momencie, kiedy ma się zarys imprezy. Ważne, żeby w tej materii komunikacja stała na jak najwyższym poiomie. Inaczej rozpocznie się droga przez mękę, liczne niedomówienia i problemy z przygotowanie udanej imprezy firmowej.
Impreza na tzw. last minute?
Nie ma co oczekiwać, że uzyska się imprezę last minute. Jeżeli na horyzoncie pojawią się firmy, które są skłonne zorganizować coś na „za pięć dwunasta” to znak, że lepiej poszukać kogoś innego. Dlaczego właśnie tak należy postępować? Jakakolwiek impreza, nawet dla małej ilości osób, wymaga starannych przygotowań. To nie tylko określenie dokładnych ram programowych, ale przede wszystkim sięgnięcie po różnego rodzaju usługi, które są niezbędne do realizacji imprezy. Organizatorzy imprez muszą polegać nad podwykonawcach, zaproponować imprezy w konkretnych, ciekawych miejscach. Tego wszystkiego nie da się zorganizować w ekspresowym tempie.
Orientacja na klienta
Przygotowanie imprezy zgodnie z potrzebami klienta. Profesjonalna firma zajmująca się organizacją imprez, będzie wiedziała jak istotna jest porządna konsultacja. Tylko w ten sposób można przygotować, dopasować imprezę klimatycznie, która okaże się sukcesem. Błędem jest brak jakichkolwiek konsultacji, gdyż wtedy organizator stawia na „standardowe programy”, przez co tematyka rozminie się z oczekiwaniami zlecającego.
Należy oczekiwać od profesjonalistów, że będą umiejętnie doradzali klientom, zamiast narzucać konkretne rozwiązania, scenariusze imprez. Profesjonalnie działające firmy eventowe, organizujące imprezy, będą oczekiwały od klientów odpowiednich informacji. Zebranie wywiadu sprawi, że przystąpią do działania i dopiero na tej podstawie będą gotowi pokazać zarys konkretnej, dedykowanej imprezy.
Autorska oferta
Dużym atutem profesjonalnych organizatorów imprez firmowych jest umiejętności przygotowania autorskich scenariuszy. Dlaczego to takie istotne? Każdy zamawiający może oczekiwać, że otrzyma coś oryginalnego, zamiast programu imprezy, który jest realizowany kilkadziesiąt razy w roku. Wybierając takiego organizatora, można mieć pewność, że impreza będzie się wyróżniała w zalewie wielu podobnych do siebie.
Oryginalność, kreatywne podejście do potrzeb klienta, traktowanie każdego zlecenia w sposób indywidualny. To wyróżnia profesjonalistów z dziedziny organizacji imprez firmowych.
Czego oczekiwać od organizatora?
Nawiązując współpracę z określoną firmą, zazwyczaj otrzyma się konkretną osobę, która będzie odpowiedzialna za regularny i skuteczny kontakt. Czego może oczekiwać zleceniobiorca od takiej osoby?
Pełne zorganizowanie – od pierwszych chwil trzeba mieć pewność, że uzyska się dostęp do specjalisty, który nie będzie miał problemów z umiejętnym zarządzeniem własnym czasem. Żadne kwestie dotyczące realizacji kolejnych etapów związanych z organizacją imprezy nie będą wstrzymywane.
Odporność na stres – osoba odpowiedzialna za organizację imprez musi być odporna na stres. Powinna również wiedzieć jak skutecznie i efektywnie pracować pod presją czasu.
Komunikatywność – jakichkolwiek problemów z regularnym kontaktem. Prawidłowa komunikacja daje gwarancję, że nie będą się pojawiały jakiekolwiek problemy na żadnym etapie przygotowania imprezy. A to już prosta droga do tego, aby zorganizować zdecydowanie udaną imprezę.