Sytuacja w wielu branżach, szczególnie biurowych wymusiła przechodzenie na tzw. homeoffice. Ludzie zostali zmuszeni do pracy zdalnej, z poziomu własnego domu, mieszkania. Taka sytuacja oczywiście nie zawsze jest korzystna. Szczególnie kiedy mowa o relacjach międzyludzkich, prawidłowym budowaniu pozytywnego podejścia do rozwoju zawodowego. Dlatego istotne jest to, aby w sposób umiejętny organizować imprezy integracyjne, eventy online.

Czy jednak za pomocą internetu, gdzie każdy pracownik z osobna bierze udział w spotkaniu integracyjnym, evencie online, można przygotować coś, co przyniesie pozytywne skutki? Czy może jednak wciąż niewielkie doświadczenie w tej materii, powoduje, że eventy za pośrednictwem internetu raczej nie mają sensu? Warto przekonać się przede wszystkim o tym, jakich błędów nie popełniać podczas przygotowania imprez tego typu. Czego koniecznie unikać, na co zwrócić uwagę, aby event online zakończył się sukcesem.

Źle dobrany sprzęt do obsługi eventu

Bardzo ważne jest umiejętne dobieranie sprzętu do obsługi eventu online. Jak wiadomo, technologia w tej sytuacji nie może zawodzić. Jakość przekazu, zarówno dźwięku, jak i obrazu musi być najwyższej jakości. Jakiekolwiek problemy natury technicznej prowadzą do tworzenia negatywnego wizerunku eventu, co obija się niekorzystnie na organizatorze spotkania. Dlatego dobrym posunięciem, by unikać kłopotów sprzętowych, jest wynajem urządzeń od specjalistycznych firm. Można również podpisać odpowiednie dokumenty przy zlecaniu organizacji eventu, żeby zagwarantować sobie najwyższą jakość sprzętów do obsługi imprezy.

Kiepskiej jakości rozrywka dla uczestników

Problemem eventów online może okazać się przygotowanie i zorganizowanie odpowiednich atrakcji. O ile w czasie rzeczywistym, kiedy impreza jest np. w plenerze, to nie ma problemów z realizowaniem różnego rodzaju atrakcji. Nowe wyzwania, które stanęły przed organizatorami, to oczywiście umiejętne dopasowanie atrakcji, rozrywki dla odbiorcy online. Co istotne, da się zrobić coś ciekawego, atrakcyjnego, trzeba tylko włożyć trochę wysiłku. Dlatego nie można się zniechęcać i z uwagi na pewne ograniczenia transmisji online, rezygnować z atrakcji dla uczestników.

Słaba jakość łącza podczas eventu

Odpowiednia jakość łącza to podstawa, gdy mowa o eventach przeprowadzanych na odległość, za pomocą internetu. Nie można dopuścić do sytuacji, że nie każdy z zaproszonych będzie mógł brać udział w atrakcyjnym evencie online. Tak samo należy zadbać o jakość łącza, żeby w trakcie realizacji programu eventu, nie dochodziło do zerwania połączenia, zaniku dźwięku. Oszczędzanie na tym aspekcie pogrzebie nawet najciekawiej przygotowany event.

Wybór kiepskich narzędzi, aplikacji do transmisji

Sprawnie przeprowadzony event online wymaga dostępu do określonych narzędzi, komunikatorów. Nie ma mowy tutaj o przypadku, stawianie na pierwsze lepsze oprogramowanie, nie może zakończyć się dobrze. Warto chwytać się sprawdzonych metod, warto wybierać tylko i wyłącznie przetestowane przez wielu rozwiązania. Specjalnie dedykowane aplikacje, komunikatory znacznie ułatwiają przeprowadzenie eventu online, a dodatkowo są gwarancją transmisji na najwyższym poziomie technologicznym.

Organizacja eventu online za wszelką cenę

Nie zawsze realizacja eventu online ma rację bytu. Są sytuacje gdy nie ma sensu organizacja i to z wielu względów. Kiedy nie ma możliwości zgromadzenia odpowiedniej ilości osób. Gdy tematyka eventu nie jest do zrealizowana online, a tylko na żywo. To tylko pewne przykłady i upieranie się mimo wszystko, co do organizowania eventu, na pewno nie będzie dobrym pomysłem. Taka impreza na pewno nie zakończy się w sposób pozytywny.

Nieprzemyślenie doboru terminu eventu online

Może się okazać, że event online zostanie zorganizowany w niefortunnym terminie. Wtedy taka impreza raczej nie będzie gwarantowała organizatorom założonych korzyści. Po pierwsze kiepski termin, nieskonsultowany z zaproszonymi, może skutkować marną frekwencją. Po drugie, zły termin, np. pośpieszna organizacja imprezy, automatycznie skutkuje problemami z przygotowaniem najlepszych atrakcji, prawidłową realizacją ambitnego programu.

Niedoświadczone osoby do prowadzenia eventów przez internet

Prowadzenie eventów, ale też innych imprez online, to dość specyficzne zadanie. Dlatego niekoniecznie ktoś, kto posiada odpowiednie umiejętności w tradycyjnych formach konferansjerki, będzie dawał sobie radę podczas eventu przez internet. Tym samym wybór przypadkowych osób, które mają za zadanie zająć się realizacją programu eventu online, nie wyjdzie nikomu na dobre.

Próba samodzielnej realizacji eventu online

Pod żadnym pozorem nie powinno się wpadać na pomysł samodzielnego zrealizowania eventu online. Z czego to wynika? Po pierwsze trudno przygotować samodzielnie program, który będzie konkretny, ciekawy, pozwoli zrealizować wszelkie założenia eventu. Po drugie nie wystarczy komputer i byle jakie łącze internetowe, aby zaprosić do wydarzenia kilkanaście czy kilkadziesiąt osób. Po trzecie, bez doświadczenia w realizacji imprez eventowych, trudno oczekiwać, że wszystko będzie przygotowane w sposób profesjonalny.